Spolu s nedostatkom kvalitných zamestnancov zvažujú zamestnávatelia rozšírenie zamestnaneckých benefitov. Ponúka sa podpora dopravy zamestnancov do práce. Tento benefit vďaka neustálemu zdražovaniu cestovného ocení rad existujúcich zamestnancov a možno priláka aj zamestnancov nových. Má však aj svoje úskalia.
Preplácanie cestovných lístkov sa predraží, príspevok bude súčasťou výplaty
Musí ísť o benefit v súlade so zákonom
Príklad poskytovania peňažného príspevku
Doprava zamestnancov do práce
Peňažné a nepeňažné príspevky v účtovníctve zamestnávateľa
Preplácanie cestovných lístkov sa predraží, príspevok bude súčasťou výplaty
Ako najjednoduchší a najrýchlejší variant sa javí preplácanie ceny cestovného. Zamestnanci by jednoducho svoje cestovné lístky za vlakovú či autobusovú dopravu do zamestnania predložili vo vopred určených časových intervaloch zamestnávateľovi na preplatenie. Avšak toto (na prvý pohľad) jednoduché riešenie je v skutočnosti celkom zložité a nákladné.
Nejedná sa totiž o pracovnú cestu, kedy zamestnávateľ cenu cestovného jednoducho zamestnancovi preplatí. Pracovnou cestou nemôže byť cesta zamestnanca z jeho bydliska do miesta pravidelného pracoviska, respektíve miesta výkonu práce. Cesta do zamestnania je vždy považovaná za súkromný výdaj zamestnanca.
Ak zamestnávateľ výdaj zamestnancovi preplatí, bude suma tohto peňažného príspevku zdaniteľným príjmom zo závislej činnosti podľa § 6 zákona o daniach z príjmov. Skrátka bude „pridaný“ k jeho bežnej výplate. Príspevok bude tiež súčasťou vymeriavacieho základu povinných odvodov zdravotného a sociálneho poistenia, a to tak na strane zamestnanca, ako aj na strane zamestnávateľa.
Musí ísť o benefit v súlade so zákonom
A ako to bude s nákladmi na strane zamestnávateľa? Bude príspevok na dopravu zamestnancovi do zamestnania formou finančného príspevku daňovo uznateľný? Tu môže zamestnávateľ postupovať v súlade s ustanovením § 24 ods. 2 písm. j) bodu 5 zákona o daniach z príjmov. Daňovo účinné sú výdavky (náklady) na pracovné a sociálne podmienky, starostlivosť o zdravie, zvýšený rozsah doby odpočinku zamestnancov a vynaložené na práva zamestnancov vyplývajúce z kolektívnej zmluvy, vnútorného predpisu zamestnávateľa, pracovnej zmluvy alebo inej zmluvy (pokiaľ tento alebo osobitný zákon neustanovuje inak) .
Našťastie nie je v zákone ohľadom príspevku na dopravu ďalej stanovené nič iné (tento alebo osobitný zákon neustanovuje inak) a výdavky (náklady) upravené interným predpisom, kolektívnou zmluvou atď. budú pre zamestnávateľa daňovo uznateľné. Príklad poskytovania peňažného príspevku
Zamestnávateľ by mohol nárok zamestnancov na peňažný príspevok upraviť napríklad takto: Zamestnanci majú v súlade s internou smernicou zamestnávateľa XY nárok na príspevok za každú odpracovanú smenu vo výške cestovného lístka MHD v cene…… Sk a zamestnanci, ktorí v mieste výkonu práce nebývajú, majú nárok na príspevok vo výške … Sk za km podľa vzdialenosti bydliska od miesta výkonu práce, najviac však … Sk.
Doprava zamestnancov do práce
Ďalšou možnosťou je doprava zamestnancov do práce samotným zamestnávateľom (eventuálne prostredníctvom zmluvného dopravcu). Tu je potrebné opäť posúdiť situáciu tak na strane zamestnanca, ako aj na strane zamestnávateľa.
Pokiaľ sa zamestnávateľ rozhodne zabezpečiť zvoz zamestnancov do a zo zamestnania vlastnou alebo externou dopravou a zamestnanec túto dopravu nehradí, ide na strane zamestnanca o zdaniteľný nepeňažný príjem zo závislej činnosti podľa § 6 zákona o daniach z príjmov. Pridaňovať sa tu bude vo výške obvyklého cestovného, vrátane odvodu sociálneho a zdravotného poistného.
Doprava zabezpečovaná zamestnávateľom bude opäť daňovo uznateľným nákladom (výdajom), pokiaľ ide o práva zamestnancov vyplývajúce z kolektívnej zmluvy, vnútorného predpisu zamestnávateľa, pracovnej alebo inej zmluvy, pokiaľ tento alebo osobitný zákon neustanovuje inak. Zamestnávateľ musí byť schopný preukázať skutočnosť, že uvedené náklady (výdavky) vznikli, že ide o náklady (výdavky) vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov, zachytenie nákladov (výdavkov) v účtovníctve (daňovej evidencii).
Peňažné a nepeňažné príspevky v účtovníctve zamestnávateľa
V prípade peňažného príspevku (preplatenia cestovného) zamestnávateľom na dopravu zamestnancov do a zo zamestnania sa bude jednať o mzdový náklad. Zamestnávateľ účtuje v rámci účtovej skupiny 52 – Osobné náklady. Na zúčtovanie odvodov zdravotného a sociálneho poistenia hradených zamestnávateľom štandardne využije účet 524 – Zákonné sociálne a zdravotné poistenie.
Iné to bude v prípade zaistenia dopravy. Doprava vlastným automobilom sa do účtovníctva premietne rovnako ako prevádzkovanie iných dopravných prostriedkov. Využijú sa štandardné nákladové účty, kde zachytia náklady na spotrebované pohonné hmoty, odpisy dopravných prostriedkov, mzdové náklady vodičov a pod. Ak zamestnávateľ pre dopravu zamestnancov využije externú automobilovú dopravu, pôjde o štandardnú službu, tj nákladový účet 518 – Ostatné služby.